CRM Solar

01Qué es y para qué sirve

El Cotizador Solar es la herramienta interna del equipo para calcular el precio de impresión de un libro y, al mismo tiempo, llevar el control comercial de cada cliente y cada propuesta. Es a la vez una calculadora de costos, un CRM (directorio de clientes y seguimiento de ventas) y un generador de cotizaciones formales listas para enviar.

Sustituye las hojas de cálculo sueltas: cada cotización queda guardada, numerada y con su precio “congelado” al momento en que se hizo. Así, aunque mañana cambie el precio del papel, la cotización que mandaste hoy conserva sus números.

02Cómo entrar

1. Abre solareditores.com/cotizador (guárdalo en favoritos).
2. Escribe tu correo y tu contraseña y pulsa Entrar.
3. Si es tu primera vez con una contraseña temporal, cámbiala (ver Ajustes).

Hay dos tipos de cuenta:

03Los módulos

En la barra superior verás estos apartados:

Cotizador	Donde calculas el precio de un libro. Es el corazón de la herramienta.
Cotizaciones	El historial y el embudo de ventas: borradores, enviadas, aceptadas, rechazadas.
Producción	El tablero del taller: cada pedido aceptado avanza por columnas, de pedido a entrega (ver sección 11).
Suministros	El control del papel: qué pedir, qué se compró, qué hay en almacén (ver sección 12).
Cobranza	Los pedidos ya entregados que faltan por cobrar, con su vencimiento (ver sección 13). Solo equipo interno.
Copiloto	El asistente de IA: pregúntale por órdenes, cotizaciones, papel o clientes (ver sección 15).
Clientes	El directorio (CRM): datos de contacto, RFC y cuántas cotizaciones tiene cada quien.
Estadísticas	El tablero comercial: conversión, valor del pipeline, ticket promedio, etc.
Ajustes	Solo administradores: tarifas, márgenes, datos del emisor, usuarios y el Copiloto.

04Cotizar paso a paso

En Cotizador, la pantalla tiene el formulario a la izquierda y el panel de precios a la derecha, que se actualiza solo conforme capturas. Recórrelo de arriba a abajo:

A) Datos del proyecto

• Título del libro — obligatorio para guardar o imprimir.
• Cliente — elígelo de la lista, o crea uno nuevo con + Nuevo cliente sin salir de la pantalla.
• Páginas — las páginas interiores del libro (las “tripas”, sin contar la portada).
• Formato — el tamaño del libro en centímetros. De aquí dependen cuántas páginas caben por click y por pliego.

B) Tirajes a cotizar (escalonada)

Aquí está la magia: agrega todas las cantidades que quieras comparar (por ejemplo 100, 250, 500 y 1000). Escribe el número y pulsa +, o usa los botones rápidos. Como trabajamos impresión bajo demanda, no hay mínimos ni máximos: puedes cotizar desde 1 ejemplar.

C) Interiores

• Tinta — Negro (1×1) para texto a una tinta; Color (4×4) para interiores a color. (Una tinta distinta al negro —por ejemplo un Pantone— se cotiza como color.)
• Papel de interiores — Bond o Cultural, 75 o 90 gramos.
• Precio del papel — viene precargado, pero es editable: si el proveedor te dio otro precio hoy, escríbelo aquí y el cálculo se ajusta.
• Encuadernación — rústica pegada (hot melt), cosida, grapado o wire-o.

D) Portada

• Con solapas — actívalo si la portada lleva solapas (cambia cuántas portadas salen por pliego y el laminado).
• Laminado — actívalo si la portada va laminada; elige mate o brillante.
• Papel de portada y su precio (también editable).

E) Acabados y servicios

Activa o desactiva con un clic: retractilado, manejo y validación de archivo, etiquetas. El switch “Redondear pliegos” es un ajuste fino del cálculo del papel (déjalo apagado salvo que sepas que lo necesitas).

05Leer el panel de precios

El panel oscuro de la derecha tiene tres partes:

1. Tabla por tiraje — una fila por cada cantidad: tiraje, precio unitario y total con IVA. Haz clic en una fila para ver su desglose abajo.
2. Desglose del tiraje seleccionado — costo del papel y su utilidad, costo de maquila con sus gastos y utilidad, costo total, utilidad total y, ya para el cliente: precio unitario, subtotal, IVA y total. (Esta parte es de uso interno; no aparece en el documento del cliente.)
3. Detalle de cálculo — al desplegarlo ves clicks por ejemplar, lomo, merma y cada renglón. Útil para auditar un número que te parezca raro.

06Dar seguimiento (pipeline)

En Cotizaciones vive el embudo comercial. Cada cotización avanza por estados:

Borrador → Enviada → Aceptada / Rechazada

• Cambia el estatus con el menú de cada fila.
• Al marcar Aceptada, el sistema te pregunta qué tiraje cerró el cliente — ese monto es el que cuenta como “valor ganado” en las estadísticas.
• Acciones por fila: ver/imprimir el documento, editar (la abre en el cotizador), duplicar (para un proyecto parecido) y eliminar.

07Clientes

El directorio. Da de alta nombre o razón social, contacto, teléfono, correo, RFC y dirección. Esos datos se usan en el encabezado de la cotización formal. Desde aquí puedes cotizar directo para un cliente (botón +) o ver cuántas cotizaciones tiene.

08Estadísticas

El tablero comercial. Puedes filtrar por rango de fechas. Qué significa cada número:

Tasa de conversión	De las cotizaciones ya resueltas, qué porcentaje terminó en aceptada.
Pipeline	Suma del valor de las cotizaciones enviadas (lo que está “en juego”).
Valor ganado	Suma de lo aceptado (con el tiraje que cerró cada cliente).
Ticket promedio	Cuánto vale, en promedio, cada venta ganada.
Actividad mensual	Cuántas cotizaciones y cuánto valor ganado, mes a mes.
Top clientes / por cotizador	Quién compra más y quién cierra más, para enfocar esfuerzos.

09Ajustes (solo administradores)

• Tarifas — precios de papel, costo del click (negro y color por tiraje), acabados, calibres para el lomo y los márgenes (utilidad de papel, gastos generales y utilidad de maquila, IVA).
• Datos del emisor — razón social, RFC, contacto y las condiciones que aparecen al pie de cada cotización.
• Usuarios acreditados — alta, edición y baja de personas, y aquí cambias tu propia contraseña (tu usuario → ✎ → nueva contraseña → Guardar).

10Conceptos clave del costeo

Para leer bien un presupuesto conviene entender de dónde sale cada peso. Esto es lo que el sistema calcula por ti:

Click	Cada “impresión” de la prensa digital. Según el formato, en un click caben varias páginas (p. ej. 4 u 8). Páginas del libro ÷ páginas por click = clicks por ejemplar.
Pliego extendido	La hoja grande de papel antes de doblar y cortar. Determina cuánto papel consume cada ejemplar.
Merma	Ejemplares extra que se imprimen para cubrir el desperdicio de arranque y ajuste (unos pocos para interiores y portada). Se suman al tiraje al calcular.
Lomo	El grueso del libro: (páginas ÷ 2) × calibre del papel × 0.001 mm. Sirve para armar la portada extendida sin errores.
Maquila	Todo lo que no es papel: impresión, encuadernado, laminado, acabados. Lleva gastos generales y utilidad.
Márgenes	Al papel se le suma su utilidad; a la maquila, gastos generales y utilidad. Al final, el IVA (16%) se aplica una sola vez al subtotal del cliente.

11Producción: el tablero del taller

Cuando una cotización se marca aceptada, cae al tablero de Producción como «Pendiente por asignar pedido». A partir de ahí, el taller la lleva por columnas hasta entregarla.

1. Asignar pedido. Para producir se exige el nº de pedido ASPEL (8 dígitos): sin folio no hay producción. Ahí mismo defines si lleva capilla (muestra previa) y/u Orden de Maquila, y la fecha de entrega comprometida.
2. Avanzar la orden. Cada tarjeta avanza por su flujo: Validación → En capilla (si aplica) → Impreso → Orden de Maquila (si aplica) → Listo → Enviado → Entregado. Cada movimiento queda registrado con quién y cuándo.
3. Avisar al cliente. En cada cambio de estado el sistema te prepara un correo listo para enviar con el texto correcto (capilla lista, impreso, enviado con guía y paquetería…). Tú solo lo revisas y lo mandas.
4. Cerrar. Al llegar a «Listo», el candado de cierre compara los clics reales contra lo cotizado: si difieren más de ±3%, la orden se detiene y pide justificación. Es un control de calidad del costeo, no una acusación.

12Suministros: el papel

Cada orden de producción genera automáticamente sus líneas de papel (interiores y forros): qué papel, qué medida, cuántos pliegos. El módulo las lleva por su propio camino:

Sin comprar	La orden ya existe pero su papel aún no se pide.
En corte	Agrupaste varias líneas en un corte para pedirlas juntas al proveedor.
Comprado	Ya se registró la compra, con costo real (que se compara contra lo cotizado).
En stock / Surtido	El papel entró al almacén y luego se surtió a su orden. El saldo de cada papel y medida siempre está a la vista.

13Cobranza: cerrar el ciclo

Un pedido no termina cuando se entrega, sino cuando se cobra. Esta pestaña reúne los pedidos ya entregados que siguen sin cobrarse, para que nada se quede olvidado.

1. Días de crédito por cliente. En la ficha de cada cliente hay un campo «Días de crédito» (0 = de contado; 30 = paga a 30 días de entregado). De ahí sale el vencimiento de cada cobro.
2. El panel. Arriba, dos tarjetas: cuánto tienes pendiente de cobro y cuánto está vencido. Abajo, la lista de pedidos con los vencidos en rojo primero y sus días de atraso. La pestaña «Cobranza» muestra un globo rojo con cuántos van vencidos.
3. Marcar cobrado. Cuando entra el pago, pulsa «Cobrado» (en la lista o dentro del pedido): captura la forma de pago y la referencia. El pedido sale de la lista y el ciclo se cierra. Si te equivocaste, es reversible.

14Portal de clientes

Los clientes grandes (editoriales, distribuidores) pueden tener su propio acceso: cotizan con las tarifas vigentes, ven solo sus cotizaciones, aceptan en línea y siguen el avance de su producción.

• El cliente nunca ve márgenes, utilidad, gastos generales, las cotizaciones de otros ni las órdenes de otros.
• Cuando acepta una cotización, su pedido cae a nuestro tablero como «Pendiente por asignar pedido» — el equipo lo toma desde ahí.
• El alta la hace un administrador en Ajustes → Usuarios → rol «Cliente (portal)», amarrando el usuario a su empresa. Toma 30 segundos.

15El Copiloto (IA)

El botón «Copiloto» flotante (abajo a la derecha) abre un asistente de inteligencia artificial que responde con los datos reales del sistema. Pregúntale en español, como a un colega.

Ejemplos de lo que sabe contestar:

• «¿Qué órdenes están atoradas?» — revisa el tablero y te dice cuáles llevan días sin moverse o no tienen ASPEL.
• «¿Cuánto saldría un 14×21 de 160 páginas, 500 ejemplares?» — cotización preliminar con el motor real.
• «¿Cuánto papel bond tenemos?» / «¿Qué cotizaciones tiene pendientes tal cliente?»

16Cómo enviarnos tus observaciones

Estamos en fase de revisión: tu opinión es justo lo que necesitamos. Al probarlo, anota cualquier cosa y mándanosla. Nos sirve sobre todo:

• Precios que se vean raros — dinos el libro, el tiraje y qué número esperabas. (Tip: abre el “Detalle de cálculo” y cópialo.)
• Algo que no entiendas o cueste encontrar — nombres, botones, pasos confusos.
• Faltantes — un papel, un acabado o un dato que necesites y no esté.
• Ideas — todo lo que haría tu trabajo más fácil.

Gracias por ayudarnos a afinarlo. 🙌